بداية وفي الوقت الحالي يجب تنظيم المؤتمرات الصحفية في أضيق الحدود ويفضل استبدالها بلقاءات عبر الإنترنت أو إذاعة مقاطع فيديو مسجلة للمسئولين/ات مع استقبال الأسئلة بشكل مسبق.
في حالة كان المؤتمر ضروريًا يمكن اتباع الخطوات التالية:
- اختيار مكان قريب من الأماكن الحيوية ووسائل المواصلات لتجنيب الصحفيين استخدام وسائل مواصلات متعددة للوصول لمكان المؤتمر.
- عقد المؤتمر قبل ساعات سريان حظر التجول بوقت كاف.. صحيح أن الصحفيين/ات من الفئات المستثناة من قرار حظر التجول الجزئي ولكن ليس كل الصحفيين/ات يملكون سيارات خاصة.. فبعضهم يحضر للمؤتمرات بواسطة وسائل النقل العامة التي تتوقف وقت الحظر.
- اختيار قاعة مناسبة لعدد الصحفيين/ات المتوقع حضوره مع مراعاة قواعد السلامة الصحية الخاصة بالتباعد بين كل صحفي وآخر بما لا يقل عن 150سم.
- تحديد العدد المسموح له بحضور المؤتمر من الصحفيين/ات بشكل مسبق، ويمكن تجهيز مكان إضافي إذا زاد العدد عن المتوقع مع تجهيز المكان الإضافي بتقنية “الفيديو كونفرانس”.
- تفريغ مساحة كافية من الجزء الأمامي من القاعة لعدد كاميرات البث المتواجدة وتخطيط الأرضية بما يضمن وجود مسافة لا تقل عن 150سم بين كل صحفي/ة وآخر.
- في حالة تعذر توفير مساحة كافية للجزء المخصص لكاميرات الفيديو ، ينصح بالسماح بتصوير الفيديو بكاميرا واحدة، تابعة للمؤسسة العامة أو تابعة للتلفزيون المصري، مع توزيع نسخة من التسجيلات لكل ممثلي وسائل الإعلام المشاركين.
- تطهير القاعة التي يجرى فيها المؤتمر الصحفي وتهويتها قبل بدء المؤتمر بوقت كاف.
- توفير مطهرات لليد (كحول أو جيل مطهر) في مدخل القاعة التي يعقد بها المؤتمر والتأكيد على الحضور بتطهير أيديهم.
- تجنب توزيع المنشورات الورقية وأي أشياء مادية كأسطوانات الـ DVD ويمكن إرسال أي مواد تخص موضوع المؤتمر عبر الانترنت.
- قبل إنهاء المؤتمر يجب التأكد من خروج الصحفيين/ات بشكل متتابع بما يمنع الازدحام عند أبواب الخروج من القاعة والأبواب الرئيسية للمؤسسة.